Проєкти, завдання й клієнти

Проєкти показують, яку роботу виконують працівники, наприклад прибирання конкретної будівлі чи замовлення клієнта. Працівники вибирають проєкт, відмічаючи початок роботи, а ви бачите у звітах години за проєктами. Завдання ділять проєкт на частини, наприклад «Вікна» або «Генеральне прибирання». Клієнти — це ті, для кого виконується робота.

Для обліку часу проєкти не обов’язкові. Створюйте їх, лише якщо хочете бачити, скільки годин витрачено на кожну роботу чи замовлення. Проєкти створюють власник і адміністратори, найзручніше — у вебверсії.

Додавання клієнта

1. Відкрийте Компанія → Клієнти.
2. Натисніть кнопку Додати клієнта, введіть назву компанії та за бажанням укажіть контактну особу, потім збережіть.

Додавання проєкту

1. Відкрийте в меню розділ Проєкти.
2. Натисніть кнопку Новий проєкт.
3. Введіть назву проєкту й виберіть клієнта. Для внутрішньої роботи залиште поле клієнта порожнім.
4. Натисніть кнопку Створити проєкт.

Додавання завдань

1. Відкрийте проєкт і виберіть вкладку Завдання.
2. Натисніть кнопку Додати завдання, введіть назву завдання й за потреби код роботи, потім збережіть завдання.
3. Щоб вибір завдання в цьому проєкті був обов’язковим, відкрийте Налаштування завдань і ввімкніть параметр Вимагати завдання під час обліку часу.

Обов’язковий вибір проєкту

1. Відкрийте Налаштування → Початок і завершення роботи → Вимоги.
2. Увімкніть параметр Обов’язковий проєкт і за бажання Обов’язкове завдання.
3. Натисніть кнопку Зберегти зміни.

Ці налаштування діють під час відмітки початку роботи, але не для годин, доданих пізніше. Обов’язковий вибір завдання, заданий у самому проєкті, діє в обох випадках. Якщо завдання обов’язкове, у кожному проєкті має бути хоча б одне завдання, інакше ніхто не зможе почати роботу за цим проєктом.

Хто які проєкти бачить

За замовчуванням усі бачать усі активні проєкти. Щоб працівники бачили лише свої проєкти:

1. У проєкті відкрийте вкладку Команда і натисніть кнопку Керувати доступом.
2. Додайте працівників або команди, які працюють над проєктом, і натисніть кнопку Зберегти доступ.
3. У вимогах до початку роботи (див. вище) увімкніть параметр Показувати лише призначені проєкти і натисніть кнопку Зберегти зміни.

Власник і адміністратори й надалі бачать усі проєкти. Якщо вибір проєкту обов’язковий, працівник без жодного призначеного проєкту не зможе почати роботу, тож призначте кожному хоча б один.

Завершені проєкти

Архівуйте завершений проєкт за допомогою пункту Архівувати проєкт у його меню. Проєкт більше не пропонується під час відмітки початку роботи, а його години залишаються у звітах. На момент архівування ніхто не повинен вести облік часу за цим проєктом, і жоден кіоск не повинен використовувати його як свій проєкт. Проєкт, за яким уже обліковано час, не можна видалити — лише архівувати.

Корисно знати

• Хто може додавати: власник і адміністратори. Працівники можуть додавати клієнтів, проєкти чи завдання, лише якщо ви дозволите це в розділі Налаштування → Права й погодження → Проєкти. Керівники команд можуть створювати й змінювати проєкти своїх команд: див. статтю Ролі, команди й керівники.
• У застосунку: Ще → Проєкти або Клієнти, кнопки Новий проєкт і Новий клієнт. У проєкті кнопка Додати завдання додає завдання, а Доступ до проєкту визначає, хто бачить проєкт. Налаштування розташовані в розділі Налаштування компанії → Проєкти й завдання.
• Клієнта можна видалити, лише якщо в нього немає проєктів, зокрема архівних.