Έργα, εργασίες και πελάτες

Τα έργα δείχνουν σε τι δουλεύουν οι εργαζόμενοι, π.χ. τον καθαρισμό ενός κτιρίου ή μια δουλειά για πελάτη. Οι εργαζόμενοι επιλέγουν ένα έργο κατά την προσέλευση και εσύ βλέπεις στις αναφορές τις ώρες ανά έργο. Οι εργασίες χωρίζουν ένα έργο σε επιμέρους δραστηριότητες, π.χ. «Τζάμια» ή «Γενικός καθαρισμός». Πελάτης είναι αυτός για τον οποίο γίνεται η δουλειά.

Δεν χρειάζεσαι έργα για να καταγράφεις χρόνο. Ρύθμισέ τα μόνο αν θέλεις ώρες ανά δουλειά. Τα ρυθμίζουν ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές, ιδανικά στο web.

Πρόσθεσε πελάτη

1. Άνοιξε Εταιρεία → Πελάτες.
2. Πάτησε Προσθήκη πελάτη, γράψε την επωνυμία της εταιρείας και, αν θέλεις, ένα πρόσωπο επικοινωνίας, και αποθήκευσε.

Πρόσθεσε έργο

1. Άνοιξε από το μενού την ενότητα Έργα.
2. Πάτησε Νέο έργο.
3. Γράψε το όνομα του έργου και επίλεξε τον πελάτη. Για εσωτερική δουλειά, μην επιλέξεις πελάτη.
4. Πάτησε Δημιουργία έργου.

Πρόσθεσε εργασίες

1. Άνοιξε το έργο και επίλεξε την καρτέλα Εργασίες.
2. Πάτησε Προσθήκη εργασίας, γράψε το όνομα της εργασίας και, αν η εταιρεία χρησιμοποιεί κωδικούς εργασίας, τον κωδικό της, και αποθήκευσε την εργασία.
3. Για να γίνει υποχρεωτική η επιλογή εργασίας σε αυτό το έργο, άνοιξε τις Ρυθμίσεις εργασιών και ενεργοποίησε την επιλογή Υποχρεωτική εργασία κατά την καταγραφή χρόνου.

Κάνε την επιλογή έργου υποχρεωτική

1. Πήγαινε στις Ρυθμίσεις → Προσέλευση και αποχώρηση → Απαιτήσεις.
2. Ενεργοποίησε την επιλογή Υποχρεωτικό έργο και, αν θέλεις, και την Υποχρεωτική επιλογή εργασίας.
3. Πάτησε Αποθήκευση αλλαγών.

Αυτές οι ρυθμίσεις ισχύουν κατά την καταγραφή προσέλευσης, όχι για ώρες που προστίθενται αργότερα. Η υποχρεωτική επιλογή εργασίας που ορίζεται σε ένα έργο ισχύει και στις δύο περιπτώσεις. Αν απαιτείς επιλογή εργασίας, κάθε έργο χρειάζεται τουλάχιστον μία εργασία, αλλιώς κανείς δεν μπορεί να καταγράψει προσέλευση σε αυτό.

Αποφάσισε ποιος βλέπει ποιο έργο

Από προεπιλογή όλοι βλέπουν όλα τα ενεργά έργα. Για να βλέπει ο καθένας μόνο τα δικά του έργα:

1. Στο έργο, άνοιξε την καρτέλα Ομάδα και πάτησε Διαχείριση πρόσβασης.
2. Πρόσθεσε τους εργαζόμενους ή τις ομάδες που δουλεύουν σε αυτό και πάτησε Αποθήκευση πρόσβασης.
3. Στις απαιτήσεις προσέλευσης παραπάνω, ενεργοποίησε την επιλογή Μόνο έργα με ανάθεση και πάτησε Αποθήκευση αλλαγών.

Ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές εξακολουθούν να βλέπουν όλα τα έργα. Αν η επιλογή έργου είναι υποχρεωτική, όποιος δεν έχει κανένα δικό του έργο δεν μπορεί να καταγράψει προσέλευση, οπότε δώσε σε όλους τουλάχιστον ένα.

Ολοκληρωμένα έργα

Αρχειοθέτησε ένα ολοκληρωμένο έργο με την επιλογή Αρχειοθέτηση έργου στο μενού του. Δεν εμφανίζεται πια στην προσέλευση και οι ώρες του μένουν στις αναφορές. Κατά την αρχειοθέτηση κανείς δεν πρέπει να έχει καταγραφή χρόνου σε εξέλιξη σε αυτό το έργο και κανένα τερματικό δεν πρέπει να το έχει ως έργο του. Ένα έργο με ώρες δεν διαγράφεται, μόνο αρχειοθετείται.

Καλό να ξέρεις

• Ποιος μπορεί να τα προσθέσει: ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές. Οι εργαζόμενοι μπορούν να προσθέτουν πελάτες, έργα ή εργασίες μόνο αν το επιτρέψεις στις Ρυθμίσεις → Δικαιώματα και εγκρίσεις → Έργα. Οι υπεύθυνοι ομάδων μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται τα έργα της ομάδας τους: δες Ρόλοι, ομάδες και υπεύθυνοι.
• Στην εφαρμογή: Μενού → Έργα ή Πελάτες, με τα κουμπιά Νέο έργο και Νέος πελάτης. Μέσα σε ένα έργο, το Προσθήκη εργασίας προσθέτει εργασίες και το Πρόσβαση στο έργο ορίζει ποιος το βλέπει. Οι ρυθμίσεις βρίσκονται στις Ρυθμίσεις εταιρείας → Έργα και εργασίες.
• Ένας πελάτης διαγράφεται μόνο αν δεν έχει έργα, ούτε αρχειοθετημένα.