Proiecte, sarcini și clienți

Proiectele arată la ce lucrează oamenii, de exemplu o clădire pe care firma o curăță sau o lucrare pentru un client. Angajații aleg un proiect când pontează intrarea, iar tu vezi orele pe proiecte în rapoarte. Sarcinile împart un proiect în părți, de exemplu „Geamuri” sau „Curățenie generală”. Clienții sunt persoanele sau firmele pentru care se face lucrarea.

Nu ai nevoie de proiecte ca să pontezi. Configurează-le doar dacă vrei să vezi orele pe lucrări. Le configurează proprietarul contului și administratorii, de preferință pe web.

Adaugă un client

1. Deschide Firmă → Clienți.
2. Dă clic pe Adaugă client, introdu numele firmei și, dacă vrei, numele unei persoane de contact, apoi salvează.

Adaugă un proiect

1. Deschide secțiunea Proiecte din meniu.
2. Dă clic pe Proiect nou.
3. Introdu numele proiectului și alege clientul. Pentru lucrări interne, nu alege niciun client.
4. Dă clic pe Creează proiectul.

Adaugă sarcini

1. Deschide proiectul și alege fila Sarcini.
2. Dă clic pe Adaugă sarcină, introdu numele sarcinii și, dacă se folosesc coduri de lucrare, codul, apoi salvează sarcina.
3. Ca alegerea unei sarcini să fie obligatorie în acest proiect, deschide Setările sarcinilor și activează Cere o sarcină la pontaj.

Fă obligatorie alegerea unui proiect

1. Mergi la Setări → Pontaj → Cerințe.
2. Activează Proiect obligatoriu și, dacă vrei, și Impune selectarea unei sarcini.
3. Dă clic pe Salvează modificările.

Aceste setări se aplică la pontarea intrării, nu și orelor adăugate ulterior. Obligația de a alege o sarcină, setată pentru un anumit proiect, se aplică în ambele cazuri. Dacă impui o sarcină, fiecare proiect trebuie să aibă cel puțin una; altfel, nimeni nu poate ponta pe el.

Decide cine vede fiecare proiect

Implicit, toată lumea vede toate proiectele active. Ca fiecare să vadă doar proiectele sale:

1. În proiect, deschide fila Echipă și dă clic pe Gestionează accesul.
2. Adaugă angajații sau echipele care lucrează la el și dă clic pe Salvează accesul.
3. În cerințele de pontaj de mai sus, activează Afișează doar proiectele alocate și dă clic pe Salvează modificările.

Proprietarul contului și administratorii văd în continuare toate proiectele. Dacă alegerea unui proiect este obligatorie, cine nu are niciun proiect alocat nu poate ponta intrarea, așa că alocă fiecăruia cel puțin un proiect.

Proiecte încheiate

Arhivează un proiect încheiat cu Arhivează proiectul din meniul lui. Nu mai poate fi ales la pontaj, dar orele lui rămân în rapoarte. Înainte de arhivare, nimeni nu trebuie să aibă un pontaj în desfășurare pe acest proiect și niciun chioșc nu trebuie să-l folosească drept proiect. Un proiect cu ore înregistrate nu poate fi șters, doar arhivat.

Bine de știut

• Cine le poate adăuga: proprietarul contului și administratorii. Angajații pot adăuga clienți, proiecte sau sarcini doar dacă permiți acest lucru în Setări → Permisiuni și aprobări → Proiecte. Responsabilii de echipă pot crea și edita proiectele echipei lor: vezi Roluri, echipe și responsabili.
• În aplicație: Mai multe → Proiecte sau Clienți, cu Proiect nou și Client nou. Într-un proiect, Adaugă o sarcină adaugă sarcini, iar din Acces la proiect decizi cine îl vede. Setările se află în Setările firmei → Proiecte și sarcini.
• Un client poate fi șters doar dacă nu are niciun proiect, nici măcar unul arhivat.