Projekt, uppgifter och kunder

Projekt visar vad folk arbetar med, till exempel en byggnad ni städar eller ett kunduppdrag. Medarbetarna väljer ett projekt när de stämplar in, och du ser timmarna per projekt i rapporterna. Uppgifter delar upp ett projekt ytterligare, till exempel ”Fönster” eller ”Storstädning”. Kunder är de som arbetet utförs åt.

Du behöver inte projekt för att registrera tid. Skapa dem bara om du vill se timmar per uppdrag. Kontoägare och administratörer skapar dem, helst i webbappen.

Lägg till en kund

1. Öppna Företag → Kunder.
2. Klicka på Lägg till kund, ange företagsnamnet och eventuellt en kontaktperson, och spara.

Lägg till ett projekt

1. Öppna Projekt i menyn.
2. Klicka på Nytt projekt.
3. Ange projektets namn och välj kund. Lämna kundfältet tomt för internt arbete.
4. Klicka på Skapa projekt.

Lägg till uppgifter

1. Öppna projektet och välj fliken Uppgifter.
2. Klicka på Lägg till uppgift, ange ett namn på uppgiften och eventuellt en uppdragskod, och spara uppgiften.
3. Om en uppgift ska vara obligatorisk för projektet öppnar du Inställningar för uppgifter och slår på Kräv en uppgift vid tidrapportering.

Gör projektval obligatoriskt

1. Gå till Inställningar → In- och utstämpling → Krav.
2. Slå på Kräv ett projekt, och även Kräv en uppgift om du vill.
3. Klicka på Spara ändringar.

De här inställningarna gäller när medarbetarna stämplar in, men inte för timmar som läggs till i efterhand. Ett projekts eget krav på uppgift gäller i båda fallen. Om du kräver en uppgift måste varje projekt ha minst en uppgift, annars kan ingen stämpla in på det.

Bestäm vem som ser vilka projekt

Som standard ser alla alla aktiva projekt. Så gör du för att varje medarbetare bara ska se sina egna projekt:

1. Öppna fliken Team i projektet och klicka på Hantera åtkomst.
2. Lägg till de medarbetare eller team som arbetar med projektet och klicka på Spara åtkomst.
3. Slå på Visa bara tilldelade projekt i kraven vid instämpling ovan och klicka på Spara ändringar.

Kontoägare och administratörer ser fortfarande alla projekt. Om projektval är obligatoriskt kan den som saknar egna projekt inte stämpla in, så ge alla minst ett projekt.

Avslutade projekt

Arkivera ett avslutat projekt med Arkivera projekt i projektets meny. Projektet går inte längre att välja vid instämpling, och timmarna finns kvar i rapporterna. Ingen får vara instämplad på projektet när du arkiverar det, och ingen kiosk får använda det som sitt projekt. Ett projekt med timmar kan inte raderas, bara arkiveras.

Bra att veta

• Vem kan lägga till dem: kontoägare och administratörer. Medarbetare kan bara lägga till kunder, projekt eller uppgifter om du tillåter det under Inställningar → Behörigheter och godkännanden → Projekt. Teamledare kan skapa och redigera sitt teams projekt: se Roller, team och teamledare.
• I appen: Mer → Projekt eller Kunder, med Nytt projekt och Ny kund. I ett projekt lägger du till uppgifter med Lägg till en uppgift, och under Projektåtkomst bestämmer du vem som ser det. Inställningarna finns under Företagsinställningar → Projekt och uppgifter.
• En kund kan bara raderas om den inte har några projekt, inte heller arkiverade.