Projekter, opgaver og kunder

Projekter viser, hvad folk arbejder på, fx en bygning, I gør rent i, eller en opgave for en kunde. Medarbejderne vælger et projekt, når de stempler ind, og du kan se timerne pr. projekt i rapporterne. Opgaver deler et projekt yderligere op, fx “Vinduer” eller “Hovedrengøring”. Kunder er dem, arbejdet udføres for.

Du behøver ikke projekter for at registrere tid. Opsæt dem kun, hvis du vil have timerne fordelt pr. opgave eller sag. Ejere og administratorer opsætter dem, helst i webversionen.

Tilføj en kunde

1. Åbn Virksomhed → Kunder.
2. Klik på Tilføj kunde, skriv firmanavnet og eventuelt en kontaktperson, og gem.

Tilføj et projekt

1. Åbn Projekter i menuen.
2. Klik på Nyt projekt.
3. Skriv projektets navn, og vælg kunden. Lad kundefeltet være tomt ved internt arbejde.
4. Klik på Opret projekt.

Tilføj opgaver

1. Åbn projektet, og vælg fanen Opgaver.
2. Klik på Tilføj opgave, skriv et navn til opgaven og eventuelt en jobkode, hvis I bruger dem, og gem opgaven.
3. Hvis en opgave skal være påkrævet for projektet, så åbn Indstillinger for opgaver, og slå Kræv en opgave ved tidsregistrering til.

Gør projektvalg påkrævet

1. Gå til Indstillinger → Ind- og udstempling → Krav.
2. Slå Kræv et projekt til, og eventuelt også Kræv en opgave.
3. Klik på Gem ændringer.

Disse indstillinger gælder, når folk stempler ind, ikke for timer, der tilføjes bagefter. Projektets eget krav om at vælge en opgave gælder for begge dele. Hvis du kræver en opgave, skal hvert projekt have mindst én opgave, ellers kan ingen stemple ind på det.

Bestem, hvem der ser hvilke projekter

Som standard ser alle alle aktive projekter. Sådan viser du kun folk deres egne projekter:

1. Åbn fanen Team i projektet, og klik på Administrer adgang.
2. Tilføj de medarbejdere eller teams, der arbejder på projektet, og klik på Gem adgang.
3. Slå Vis kun tildelte projekter til i kravene til indstempling ovenfor, og klik på Gem ændringer.

Ejere og administratorer ser stadig alle projekter. Hvis projektvalg er påkrævet, kan en person uden egne projekter ikke stemple ind, så giv alle mindst ét projekt.

Afsluttede projekter

Arkivér et afsluttet projekt med Arkiver projekt i projektets menu. Det forsvinder fra indstemplingen, og timerne bliver i rapporterne. Ingen må være stemplet ind på projektet, når du arkiverer det, og ingen kiosk må bruge det som sit projekt. Et projekt med timer kan ikke slettes, kun arkiveres.

Godt at vide

• Hvem kan tilføje dem: ejere og administratorer. Medarbejdere kan kun tilføje kunder, projekter eller opgaver, hvis du tillader det under Indstillinger → Rettigheder og godkendelser → Projekter. Teamledere kan oprette og redigere deres teams projekter: se Roller, teams og ledere.
• I appen: Mere → Projekter eller Kunder med Nyt projekt og Ny kunde. I et projekt tilføjer du opgaver med Tilføj en opgave, og under Projektadgang bestemmer du, hvem der kan se det. Indstillingerne finder du under Virksomhedsindstillinger → Projekter og opgaver.
• En kunde kan kun slettes, når den ikke har nogen projekter, heller ikke arkiverede.