Projekty, úkoly a zákazníci

Projekty ukazují, na čem lidé pracují, například na úklidu budovy nebo na zakázce pro zákazníka. Zaměstnanci jeden vyberou při příchodu a ty pak v reportech vidíš hodiny podle projektů. Úkoly projekt dál dělí, například na „Okna“ nebo „Generální úklid“. Zákazník je ten, pro koho se práce dělá.

K zaznamenávání docházky projekty nepotřebuješ. Nastav je, jen pokud chceš vidět hodiny podle zakázek. Nastavuje je vlastník a správci, nejlépe na webu.

Přidej zákazníka

1. Otevři sekci Firma → Zákazníci.
2. Klikni na Přidat zákazníka, zadej název firmy a případně kontaktní osobu a ulož.

Přidej projekt

1. V nabídce otevři položku Projekty.
2. Klikni na Nový projekt.
3. Zadej název projektu a vyber zákazníka. U interní práce zákazníka nevybírej.
4. Klikni na Vytvořit projekt.

Přidej úkoly

1. Otevři projekt a zvol kartu Úkoly.
2. Klikni na Přidat úkol, zadej název úkolu, případně i číslo zakázky, a úkol ulož.
3. Pokud má být úkol u tohoto projektu povinný, otevři Nastavení úkolů a zapni Vyžadovat úkol při zaznamenávání času.

Nastav povinný výběr projektu

1. Přejdi do sekce Nastavení → Příchody a odchody → Požadavky.
2. Zapni Vyžadovat projekt, případně i Vyžadovat úkol.
3. Klikni na Uložit změny.

Tato nastavení platí při zaznamenávání příchodu, ne pro hodiny přidané dodatečně. Požadavek na úkol nastavený přímo u projektu platí v obou případech. Pokud vyžaduješ úkol, musí mít každý projekt aspoň jeden úkol, jinak na něj nikdo nezaznamená příchod.

Rozhodni, kdo vidí který projekt

Ve výchozím nastavení vidí každý všechny aktivní projekty. Pokud chceš lidem zobrazovat jen jejich vlastní projekty:

1. V projektu otevři kartu Tým a klikni na Spravovat přístup.
2. Přidej zaměstnance nebo týmy, kteří na něm pracují, a klikni na Uložit přístup.
3. V požadavcích na příchod výše zapni Zobrazovat jen přiřazené projekty a klikni na Uložit změny.

Vlastník a správci dál vidí všechny projekty. Pokud je výběr projektu povinný, nemůže zaznamenat příchod nikdo, kdo nemá žádný vlastní projekt, takže každému přiřaď aspoň jeden.

Dokončené projekty

Dokončený projekt archivuj možností Archivovat projekt v jeho nabídce. Zmizí z výběru při příchodu a jeho hodiny zůstanou v reportech. Nikdo na něm v tu chvíli nesmí mít běžící záznam docházky a žádný kiosk ho nesmí mít nastavený jako svůj projekt. Projekt s hodinami nejde smazat, jen archivovat.

Dobré vědět

• Kdo je může přidávat: vlastník a správci. Zaměstnanci mohou přidávat zákazníky, projekty nebo úkoly, jen pokud to povolíš v sekci Nastavení → Oprávnění a schvalování → Projekty. Vedoucí týmů mohou zakládat a upravovat projekty svého týmu: viz Role, týmy a vedoucí.
• V aplikaci: Další → Projekty nebo Zákazníci, s tlačítky Nový projekt a Nový zákazník. V projektu přidáš úkoly přes Přidat úkol a přes Přístup k projektu rozhodneš, kdo ho vidí. Nastavení je v části Nastavení firmy → Projekty a úkoly.
• Zákazníka lze smazat, jen když nemá žádné projekty, ani archivované.