פרויקטים, משימות ולקוחות

פרויקטים מראים על מה אנשים עובדים, למשל בניין שמנקים או עבודה אצל לקוח. העובדים בוחרים פרויקט בדיווח כניסה, ובדוחות רואים את השעות לפי פרויקט. משימות מחלקות פרויקט לחלקים קטנים יותר, כמו “חלונות” או “ניקיון יסודי”. לקוחות הם מי שעבורם מתבצעת העבודה.

לא צריך פרויקטים כדי לדווח שעות. מגדירים אותם רק אם רוצים לראות שעות לפי עבודה. בעלים ומנהלי מערכת מגדירים אותם, ועדיף לעשות זאת באתר.

הוספת לקוח

1. פותחים את חברה → לקוחות.
2. לוחצים על הוספת לקוח, מזינים את שם החברה ואיש קשר אם רוצים, ושומרים.

הוספת פרויקט

1. בוחרים באפשרות פרויקטים בתפריט.
2. לוחצים על פרויקט חדש.
3. מזינים את שם הפרויקט ובוחרים את הלקוח. לעבודה פנימית משאירים את שדה הלקוח ריק.
4. לוחצים על יצירת פרויקט.

הוספת משימות

1. פותחים את הפרויקט ובוחרים בכרטיסייה משימות.
2. לוחצים על הוספת משימה, מזינים שם משימה וקוד עבודה אם משתמשים בו, ושומרים את המשימה.
3. כדי שבחירת משימה תהיה חובה בפרויקט הזה, פותחים את הגדרות משימות ומפעילים את חובת בחירת משימה בדיווח שעות.

חובת בחירת פרויקט

1. עוברים אל הגדרות → דיווח כניסה ויציאה → דרישות.
2. מפעילים את חובת פרויקט, ואם רוצים גם את חובת משימה.
3. לוחצים על שמירת השינויים.

ההגדרות האלה חלות בדיווח כניסה, ולא על שעות שנוספות מאוחר יותר. הדרישה לבחירת משימה שמוגדרת בפרויקט עצמו חלה בשני המקרים. אם משימה היא חובה, לכל פרויקט צריכה להיות לפחות משימה אחת, אחרת אף אחד לא יוכל לדווח עליו כניסה.

מי רואה איזה פרויקט

כברירת מחדל, כולם רואים את כל הפרויקטים הפעילים. כדי להציג לכל עובד רק את הפרויקטים ששויכו אליו:

1. בפרויקט, פותחים את הכרטיסייה צוות ולוחצים על ניהול הגישה.
2. מוסיפים את העובדים או הצוותים שעובדים עליו, ולוחצים על שמירת הגישה.
3. בדרישות לדיווח כניסה שלמעלה, מפעילים את הצגת פרויקטים משויכים בלבד ולוחצים על שמירת השינויים.

בעלים ומנהלי מערכת עדיין רואים את כל הפרויקטים. אם בחירת פרויקט היא חובה, מי שאין לו אף פרויקט משויך לא יוכל לדווח כניסה, ולכן משייכים לכל עובד לפחות פרויקט אחד.

פרויקטים שהסתיימו

מעבירים פרויקט שהסתיים לארכיון עם העברת הפרויקט לארכיון בתפריט שלו. הוא לא יופיע עוד בדיווח כניסה, והשעות שלו נשארות בדוחות. אפשר להעביר אותו לארכיון רק כשאין דיווח שעות פעיל עליו, והוא לא מוגדר כפרויקט של אף קיוסק. פרויקט עם שעות אי אפשר למחוק, רק להעביר לארכיון.

כדאי לדעת

• מי יכול להוסיף: בעלים ומנהלי מערכת. עובדים יכולים להוסיף לקוחות, פרויקטים או משימות רק אם מאפשרים זאת ב־הגדרות → הרשאות ואישורים → פרויקטים. מנהלי צוות יכולים ליצור ולערוך את הפרויקטים של הצוות שלהם. מידע נוסף: תפקידים, צוותים ומנהלי צוות.
• באפליקציה: עוד → פרויקטים או לקוחות, עם פרויקט חדש ו־לקוח חדש. בתוך פרויקט, משתמשים ב־הוספת משימה כדי להוסיף משימות, וב־גישה לפרויקט כדי לקבוע מי רואה אותו. ההגדרות נמצאות ב־הגדרות חברה → פרויקטים ומשימות.
• לקוח אפשר למחוק רק כשאין לו פרויקטים, כולל פרויקטים בארכיון.