Projekty, úlohy a zákazníci

Projekty ukazujú, na čom ľudia pracujú, napríklad na upratovaní budovy alebo na zákazke pre zákazníka. Zamestnanci jeden vyberú pri príchode a ty potom v reportoch vidíš hodiny podľa projektov. Úlohy projekt ďalej delia, napríklad na „Okná“ alebo „Generálne upratovanie“. Zákazník je ten, pre koho sa práca robí.

Na evidenciu pracovného času projekty nepotrebuješ. Nastav ich, len ak chceš vidieť hodiny podľa zákaziek. Nastavujú ich vlastník a správcovia, najlepšie na webe.

Pridaj zákazníka

1. Otvor sekciu Firma → Zákazníci.
2. Klikni na Pridať zákazníka, zadaj názov firmy a prípadne kontaktnú osobu a ulož.

Pridaj projekt

1. V ponuke otvor položku Projekty.
2. Klikni na Nový projekt.
3. Zadaj názov projektu a vyber zákazníka. Pri internej práci zákazníka nevyberaj.
4. Klikni na Vytvoriť projekt.

Pridaj úlohy

1. Otvor projekt a zvoľ kartu Úlohy.
2. Klikni na Pridať úlohu, zadaj názov úlohy, prípadne aj číslo zákazky, a úlohu ulož.
3. Ak má byť úloha pri tomto projekte povinná, otvor Nastavenia úloh a zapni Vyžadovať úlohu pri zaznamenávaní času.

Nastav povinný výber projektu

1. Prejdi do sekcie Nastavenia → Príchody a odchody → Požiadavky.
2. Zapni Vyžadovať projekt, prípadne aj Vyžadovať úlohu.
3. Klikni na Uložiť zmeny.

Tieto nastavenia platia pri zaznamenávaní príchodu, nie pre hodiny pridané dodatočne. Požiadavka na úlohu nastavená priamo pri projekte platí v oboch prípadoch. Ak vyžaduješ úlohu, musí mať každý projekt aspoň jednu úlohu, inak naň nikto nezaznamená príchod.

Rozhodni, kto vidí ktorý projekt

V predvolenom nastavení vidí každý všetky aktívne projekty. Ak chceš ľuďom zobrazovať len ich vlastné projekty:

1. V projekte otvor kartu Tím a klikni na Spravovať prístup.
2. Pridaj zamestnancov alebo tímy, ktorí na ňom pracujú, a klikni na Uložiť prístup.
3. V požiadavkách na príchod vyššie zapni Zobrazovať len priradené projekty a klikni na Uložiť zmeny.

Vlastník a správcovia ďalej vidia všetky projekty. Ak je výber projektu povinný, nemôže zaznamenať príchod nikto, kto nemá žiadny vlastný projekt, takže každému priraď aspoň jeden.

Dokončené projekty

Dokončený projekt archivuj možnosťou Archivovať projekt v jeho ponuke. Zmizne z výberu pri príchode a jeho hodiny zostanú v reportoch. V čase archivácie nesmie mať nikto na tomto projekte spustené meranie času a žiadny kiosk ho nesmie mať nastavený ako svoj projekt. Projekt s hodinami nemožno vymazať, len archivovať.

Dobré vedieť

• Kto ich môže pridávať: vlastník a správcovia. Zamestnanci môžu pridávať zákazníkov, projekty alebo úlohy, len ak to povolíš v sekcii Nastavenia → Oprávnenia a schvaľovanie → Projekty. Vedúci tímov môžu zakladať a upravovať projekty svojho tímu: pozri Roly, tímy a vedúci.
• V aplikácii: Viac → Projekty alebo Zákazníci, s tlačidlami Nový projekt a Nový zákazník. V projekte pridáš úlohy cez Pridať úlohu a cez Prístup k projektu rozhodneš, kto ho vidí. Nastavenia sú v časti Nastavenia firmy → Projekty a úlohy.
• Zákazníka možno vymazať, len keď nemá žiadne projekty, ani archivované.