Projektit, tehtävät ja asiakkaat

Projektit kertovat, mihin työaika kuluu. Projekti voi olla esimerkiksi siivottava kiinteistö tai asiakkaan toimeksianto. Työntekijät valitsevat projektin leimatessaan sisään, ja näet raporteista tunnit projekteittain. Tehtävillä projektin voi jakaa pienempiin osiin, kuten ”Ikkunat” tai ”Perussiivous”. Asiakkaat ovat niitä, joille työ tehdään.

Et tarvitse projekteja ajan kirjaamiseen. Luo niitä vain, jos haluat nähdä tunnit toimeksiannoittain. Omistajat ja ylläpitäjät luovat projektit, mieluiten verkkosovelluksessa.

Lisää asiakas

1. Avaa Yritys → Asiakkaat.
2. Napsauta Lisää asiakas, kirjoita yrityksen nimi ja halutessasi yhteyshenkilö ja tallenna.

Lisää projekti

1. Avaa valikosta Projektit.
2. Napsauta Uusi projekti.
3. Kirjoita projektin nimi ja valitse asiakas. Jätä asiakaskenttä tyhjäksi sisäisessä työssä.
4. Napsauta Luo projekti.

Lisää tehtäviä

1. Avaa projekti ja valitse välilehti Tehtävät.
2. Napsauta Lisää tehtävä, kirjoita tehtävän nimi ja tarvittaessa työnumero ja tallenna tehtävä.
3. Jos tehtävän valinnan pitää olla tässä projektissa pakollinen, avaa Tehtäväasetukset ja ota käyttöön Vaadi tehtävä tunteja kirjattaessa.

Tee projektin valinnasta pakollinen

1. Siirry kohtaan Asetukset → Leimaukset → Vaatimukset.
2. Ota käyttöön Vaadi projekti ja halutessasi myös Vaadi tehtävä.
3. Napsauta Tallenna muutokset.

Nämä asetukset koskevat sisäänleimausta, eivät jälkikäteen lisättyjä tunteja. Projektin oma tehtävävaatimus koskee molempia. Jos vaadit tehtävän, jokaisella projektilla on oltava vähintään yksi tehtävä, muuten kukaan ei voi leimata sille sisään.

Päätä, kuka näkee mitkäkin projektit

Oletuksena kaikki näkevät kaikki aktiiviset projektit. Näin näytät jokaiselle vain hänen omat projektinsa:

1. Avaa projektissa välilehti Tiimi ja napsauta Hallitse käyttöoikeuksia.
2. Lisää projektissa työskentelevät työntekijät tai tiimit ja napsauta Tallenna käyttöoikeudet.
3. Ota yllä mainituissa sisäänleimauksen vaatimuksissa käyttöön Näytä vain osoitetut projektit ja napsauta Tallenna muutokset.

Omistajat ja ylläpitäjät näkevät edelleen kaikki projektit. Jos projektin valinta on pakollinen, henkilö, jolle ei ole osoitettu yhtään projektia, ei voi leimata sisään, joten anna jokaiselle vähintään yksi projekti.

Päättyneet projektit

Arkistoi päättynyt projekti projektin valikosta kohdasta Arkistoi projekti. Projektia ei voi enää valita sisäänleimauksessa, mutta sen tunnit säilyvät raporteissa. Kukaan ei saa olla leimattuna projektille arkistointihetkellä, eikä mikään kioski saa käyttää sitä vakioprojektinaan. Projektia, jolla on tunteja, ei voi poistaa, vain arkistoida.

Hyvä tietää

• Kuka voi lisätä niitä: omistajat ja ylläpitäjät. Työntekijät voivat lisätä asiakkaita, projekteja tai tehtäviä vain, jos sallit sen kohdassa Asetukset → Oikeudet ja hyväksynnät → Projektit. Työnjohtajat voivat luoda ja muokata tiiminsä projekteja: katso Roolit, tiimit ja työnjohtajat.
• Mobiilisovelluksessa: Lisää → Projektit tai Asiakkaat, joissa ovat Uusi projekti ja Uusi asiakas. Projektissa lisäät tehtäviä kohdassa Lisää tehtävä, ja kohdassa Projektin käyttöoikeudet päätät, kuka näkee projektin. Asetukset ovat kohdassa Yrityksen asetukset → Projektit ja tehtävät.
• Asiakkaan voi poistaa vain, jos sillä ei ole projekteja, ei edes arkistoituja.