Projetos, tarefas e clientes

Os projetos mostram em que as pessoas trabalham, por exemplo um edifício que a sua empresa limpa ou um trabalho para um cliente. Os colaboradores escolhem um projeto ao registar a entrada e pode consultar as horas por projeto nos relatórios. As tarefas dividem um projeto em partes, como «Vidros» ou «Limpeza profunda». Os clientes são as pessoas ou empresas para quem o trabalho é feito.

Não precisa de projetos para registar horas. Configure-os apenas se quiser ver as horas por trabalho. São configurados pelos titulares da conta e pelos administradores, de preferência na Web.

Adicionar um cliente

1. Abra Empresa → Clientes.
2. Clique em Adicionar cliente, introduza o nome da empresa e, se quiser, o nome de uma pessoa de contacto, e guarde.

Adicionar um projeto

1. Abra Projetos no menu.
2. Clique em Novo projeto.
3. Introduza o nome do projeto e escolha o cliente. Não escolha nenhum cliente se for trabalho interno.
4. Clique em Criar projeto.

Adicionar tarefas

1. Abra o projeto e escolha o separador Tarefas.
2. Clique em Adicionar tarefa, introduza o nome da tarefa e, se usar códigos de trabalho, o respetivo código, e guarde a tarefa.
3. Para tornar uma tarefa obrigatória neste projeto, abra Configurações das tarefas e ative Exigir uma tarefa ao registrar horas.

Tornar obrigatória a escolha de um projeto

1. Aceda a Configurações → Registro de ponto → Requisitos.
2. Ative Exigir um projeto e, se quiser, também Exigir uma tarefa.
3. Clique em Salvar alterações.

Estas definições aplicam-se no registo de entrada, não às horas adicionadas depois. Se um projeto exigir uma tarefa, essa exigência aplica-se nos dois casos. Se exigir uma tarefa, cada projeto precisa de ter pelo menos uma; caso contrário, ninguém consegue registar a entrada nesse projeto.

Decidir quem vê cada projeto

Por predefinição, todos veem todos os projetos ativos. Para que cada pessoa veja apenas os seus projetos:

1. No projeto, abra o separador Equipe e clique em Gerenciar acesso.
2. Adicione os colaboradores ou as equipas que trabalham no projeto e clique em Salvar acesso.
3. Nos requisitos de registo indicados acima, ative Mostrar só os projetos atribuídos e clique em Salvar alterações.

Os titulares da conta e os administradores continuam a ver todos os projetos. Se a escolha de um projeto for obrigatória, quem não tiver nenhum projeto atribuído não consegue registar a entrada, por isso atribua pelo menos um a cada pessoa.

Projetos concluídos

Arquive um projeto concluído com Arquivar projeto no respetivo menu. Deixa de aparecer no registo de entrada, mas as horas continuam nos relatórios. Nesse momento, ninguém pode ter um registo em aberto nesse projeto e nenhum quiosque o pode usar como projeto. Um projeto com horas registadas não pode ser eliminado, só arquivado.

É bom saber

• Quem os pode adicionar: os titulares da conta e os administradores. Os colaboradores só podem adicionar clientes, projetos ou tarefas se o permitir em Configurações → Permissões e aprovações → Projetos. Os responsáveis da equipa podem criar e editar os projetos da sua equipa: consulte Funções, equipas e responsáveis.
• Na app: Mais → Projetos ou Clientes, com Novo projeto e Novo cliente. Num projeto, Adicionar uma tarefa adiciona tarefas e, com Acesso ao projeto, decide quem o vê. As definições estão em Configurações da empresa → Projetos e tarefas.
• Um cliente só pode ser eliminado se não tiver projetos, incluindo os arquivados.